Het elimineren van zaken die geen toegevoegde waarde bieden, draagt bij aan een verbetering van het (bedrijfs)resultaat. Daarbij is heel specifiek het tegengaan van acties die geen toegevoegde waarde bieden een aspect dat mijn specialisme raakt: persoonlijke productiviteit. Door op een andere manier tegen werken aan te kijken dan de meeste mensen doen, kan veel resultaat worden bereikt. Het volgende denkraam is daarbij behulpzaam: Spreek niet meer over medewerkers en leidinggevenden, maar over ondernemers en klanten.

Een werknemer is eigenlijk sowieso een ondernemer

Ongeacht of over de publieke of private sector wordt gesproken, geldt dat iedereen die werkt voor een inkomen in de basis sowieso een ondernemer is. Mensen verschaffen zichzelf een inkomen om daarmee mogelijkheden te creëren om doelen professioneel en privé te bereiken of zich (uiteindelijk) in een gewenste situatie te bevinden. In The 4-Hour Workweek van Tim Ferriss wordt in feite de volgende situatie beschreven:

Onderaan de streep werkt iedereen voor zichzelf: Werknemers (ondernemers) verkopen eenheden tijd tegen een vergoeding aan een werkgever (klant). In ruil voor eenheden tijd, wordt door een werkgever (klant) een beloning teruggegeven in de vorm van een salaris en rechten. De werkgever (klant) laat zich op de werkvloer vertegenwoordigen door een leidinggevende (die is op zijn beurt zowel klant als ondernemer).

Als we spreken over Het Nieuwe Werken vind ik dat we meer waarde moeten hechten aan resultaten dan aanwezig zijn op de werkvloer. In de meeste gevallen zijn werknemers urenfabriekjes die worden beloond om een aantal uren per week bezig en/of aanwezig te zijn. Dit is wat anders dan productief zijn! Nog steeds doen veel organisaties dit op deze manier en dat is eigenlijk een rare gang van zaken. Er zijn echter vanuit een productiviteitsvraagstuk goede argumenten om vanuit mijn voorgestelde denkraam te denken en (vooral) te handelen.

Waarom spreken over ondernemers en niet over medewerkers?

• Ondernemers hebben alleen maar bestaansrecht wanneer ze invulling geven aan een behoefte of een probleem oplossen. Wanneer een ondernemer niet in een behoefte voorziet of problemen oplost, heeft hij geen bestaansrecht. Er ontstaat – als het goed is – druk om proactief op zoek te gaan naar op te lossen problemen of nieuwe behoeftes waar invulling aan gegeven moet worden.
• Ondernemers moeten zich vooral focussen op productiviteit en niet op bezig of aanwezig zijn. Daarmee bedoel ik dat iedere actie hoort bij te dragen aan een gewenst eindresultaat en de uiteindelijke missie en visie van de klant.
• Goede ondernemers onderscheiden zich als het goed is door verder te kijken dan de geformuleerde vraag van de klant. Als het goed is verdiepen ze zich in de business case achter de vraag en vragen dus door. Een beter begrip van de behoefte van de klant zorgt ervoor dat een ondernemer beter in staat is om aan de verwachtingen te voldoen en zich als partner in het vraagstuk op te stellen.

Wanneer werknemers zich deze attitude eigen maken, wordt een basis gelegd voor een proactieve en zelfsturende attitude waarbij heel bewust wordt afgevraagd waar acties aan bijdragen en of ze überhaupt nodig zijn.

Waarom spreken over klanten en niet over leidinggevenden?

• De klant zal zijn behoefte heel specifiek moeten formuleren om te voorkomen dat tijd en geld worden verspild aan acties die niet bijdragen aan het gewenste resultaat. Dit kan vanuit de rol van de klant alleen maar door samen met de ondernemer heldere en heel specifiek geformuleerde resultaten af te spreken. Doet hij dat niet dan zal zeker sprake zijn van verspilling.
• Een klant is ook een ondernemer en richt zich dus op zijn beurt op taken en projecten die bijdragen aan de missie en visie van zijn klant. Wanneer binnen een organisatie iedereen zich deze houding eigen maakt, leidt dit tot een effectievere organisatie.

Wanneer leidinggevenden zich als klant opstellen, worden ze feitelijk gedwongen om heel specifiek na te denken over de gewenste eindresultaten en daarover duidelijke en specifieke afspraken te maken met hun medewerkers. Hoe specifieker de vraag of behoefte wordt geformuleerd, hoe kleiner de mate van verspilling.

De relatie tot Het Nieuwe Werken

Door als ondernemer en klant samen te werken, ligt de focus veel meer op de te bereiken resultaten. Een goed ondernemer zal proberen om zo effectief mogelijk resultaten te bereiken. In de praktijk betekent dit door wegen te zoeken waarmee met zo min mogelijk inspanning een zo groot mogelijk effect wordt bereikt. In beginsel staat dit los van de locatie, tijdstip en tijdsduur benodigd voor de uitvoering van benodigde acties. Sterker nog, maak er vooral een uitdaging van om zo effectief mogelijk te worden. De beloning betaalt zich voor de ondernemer immers direct uit in de vorm van vrije tijd.

Wat levert werken als een ondernemer op?

• Wanneer met minder acties een gelijk of groter resultaat wordt bereikt, levert dit simpelweg tijdwinst op. Het aantal onnodige acties wordt namelijk gereduceerd.
• Deze manier van werken verschaft duidelijkheid bij zowel leidinggevenden als medewerkers.
• Heldere en duidelijke doelstellingen waarvan helder is hoe deze bijdragen aan de missie en visie van de organisatie verhogen de motivatie.
• Door deze manier van werken kan beter worden bepaald welke randvoorwaarden noodzakelijk zijn om tijd- en locatieonafhankelijk te kunnen werken aan de opdrachten.

Wat is hiervoor nodig?

Naast een ander denkraam vraagt dit van leidinggevenden om het functioneren van hun medewerkers te beoordelen op grond van de bereikte resultaten. Daarnaast blijkt een praktische beheersing (hands on) van beproefde methodes uit het domein van timemanagement en persoonlijke effectiviteit onontbeerlijk. Om een voorbeeld te geven: uit mijn trainingspraktijk blijkt met name dat bij medewerkers en leidinggevenden een praktische beheersing van de SMART methodiek (en dan met name de S van specifiek!) behulpzaam is om een onderscheid te kunnen maken tussen welke acties wel en niet nodig zijn. En Last but not least vraagt dit denkraam van medewerkers en leidinggevenden om met elkaar in gesprek te gaan om de invulling van werk en de beloning die er tegenover staat helder te krijgen.

Aanbevolen literatuur

• The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen R. W. Covey (1989)
• The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss (2007, wat mij betreft een ‘schelmenroman’ onder de managementliteratuur maar nog steeds de moeite van het lezen waard)

Dit artikel is ook gepubliceerd in Het Nieuwe Werken Blog

Een kenmerk van mensen die succesvol zijn is dat ze koersvast en besluitvaardig zijn. Het komt zeker voor dat ze ook verkeerde keuzes maken maar in ieder geval maken ze niet de keuze om niet te kiezen. Niet kiezen leidt namelijk tot vertraging. Als we doelmatig, lean en/of duurzaam willen zijn is het zaak dat verspilling van middelen tegen wordt gegaan. Dat geldt ook voor verspilling van tijd (en dus kosten voor arbeid). Mensen en organisaties doen er dus verstandig aan zich een gedecideerde attitude eigen te maken.

Op individueel niveau kenmerkt een gedecideerde attitude zich in mijn optiek door drie belangrijke eigenschappen:

1. Een weloverwogen keuze is gebaseerd op een doorleefd en concreet besef van het gewenste eindresultaat of situatie waarin men zich wilt bevinden. Er moet immers sprake zijn van een grondslag waar men een keuze op baseert.
   
2. Eenmaal gekozen betekent ook dat men voor de volle 100% achter deze keuze staat en dus ook de ingezette koers met het nodige doorzettingsvermogen vasthoudt. Het is een open deur: wanneer niet wordt doorgezet is er ook sprake van verspilling van tijd en inspanning. Alle moeite is dan immers voor niets geweest.
   
3. Deze houding vindt zijn toepassing niet alleen op de werkvloer maar strekt zich ook uit over het privéleven. Waarom zou je talmen in je privéleven als je er meer uit kunt halen door besluitvaardig te zijn? Ik kan geen goede reden bedenken.

Twee factoren die het ons lastig maken

1. Hoe meer mogelijkheden, hoe lastiger het is om te kiezen

Een belangrijke les die we kunnen leren uit marketingresearch is dat wanneer er te veel opties worden geboden er uiteindelijk minder wordt verkocht. Het achterliggende mechanisme is simpel: het is eenvoudiger om te kiezen uit bijvoorbeeld drie opties dan uit honderd. Wanneer het keuzeproces ingewikkeld wordt gemaakt is de kans namelijk groter dat de consument opgeeft.

Wanneer we het hebben over de vormgeving van ons dagelijks leven en onze manier van werken is hetzelfde aan de hand: wanneer teveel opties worden aangeboden wordt het lastiger om keuzes te maken. Het verschijnsel dat optreedt is dat de kans op opgegeven veel groter wordt: we maken dan geen keuze.

Vandaag de dag verkeren we in een situatie dat ons heel veel keuzes in de vorm van mogelijkheden en kansen worden geboden. Door de constante toestroom van informatie krijgen we een gigantisch aanbod aan kansen en opties op een presenteerblaadje aangereikt. Er is echter sprake van overdaad die voor velen leidt tot besluiteloosheid, verwarring en uiteindelijk passiviteit.

Hoe ermee om te gaan?

1. Definieer duidelijke en specifiek geformuleerde doelen. Keuzes kun je namelijk daar tegen afzetten.
2. Maak gebruik van het informatiedieet. Verreweg de meeste informatie die tot ons komt leidt niet tot een verbetering van ons bestaan. Waarom zou je het überhaupt tot je nemen?

2. Men vindt dat men nog niet klaar voor is voor een keuze

De waarheid is dat mensen zich er nooit 100% klaar voor voelen om te kiezen. Zeker niet wanneer het een keuze met betrekking tot de eigen situatie of omstandigheden betreft. Mensen zijn bijna altijd onzeker over hun ervaring, kennis of vaardigheden. Sterker nog: vaak is daar ook reden toe! Toch zijn er mensen die zich desondanks wel besluitvaardig opstellen. Ze zijn bereid om iedere keer weer uit hun comfort zone te stappen en al doende weer een stukje te groeien. Deze mensen tonen keer op keer aan dat je niet eerst een beer hoeft te schieten om de huid te verkopen. Als zich een kans aandient die bijdraagt aan de gewenste doelen moet je die met beide handen grijpen! Voorwaarde is wel dat er een diepgeworteld besef is van de doelstellingen. Kiezen doe je immers met een doel!

1. Haal zoveel mogelijk uit vergaderingen
Hoe? Zorg dat je voorbereid bent door vooraf de stukken te lezen en alvast vragen en inbreng te formuleren. Zorg voor een strakke agenda: bepaal hoeveel tijd maximaal aan een onderwerp wordt besteed. Zorg dat je alleen deelnemer bent op het moment dat jouw onderwerpen ter sprake komen. De overige tijd kun je benutten voor andere acties.

2. Concentreer je op de hoofdzaken
Dwing jezelf om na te denken welke acties de grootste bijdrage leveren aan jouw resultaten. Neem daarbij het Pareto-principe als uitgangspunt (kort door de bocht: welke 20% van jouw inspanningen zijn verantwoordelijk voor 80% van het resultaat). Laat triviale kwesties achterwege.

3. Bepaal regelmatig de top 5 van je tijdstelers
Een collega die een praatje komt maken, even internetten, onduidelijke doelstellingen, geluidsoverlast, enzovoort. Iedereen heeft te maken met tijdstelers die ervoor zorgen dat je afgeleid raakt, minder gefocust werkt en daardoor je productiviteit remmen. Benoem ze en zorg ervoor dat je er geen last meer van hebt. Na een maand bepaal je weer opnieuw welke 5 tijdstelers jou het meest van je tijd beroven.

4. Wees punctueel
Zorg ervoor dat je altijd op tijd bent. Geef het goede voorbeeld en laat anderen niet op jou wachten. Ook hun tijd is kostbaar.

5. Reageer op tijd
Als er urgente zaken spelen bellen mensen je: laat ze niet te lang wachten tot je terugbelt. E-mail is minder urgent. Een goede vuistregel is om op e-mail binnen een werkdag te reageren. Wat de telefoon betreft: als je niet bij de brandweer werkt mag je gerust de voicemail aanzetten en die af en toe afluisteren. Bel echter wel binnen 2 uren terug als het kan. Wat je e-mail betreft: gebruik het niet als een infuus: haal twee of drie keer per dag je e-mail op. En om afleiding te voorkomen is het raadzaam om piepjes, bleitjes en andere notificaties van inkomende e-mail uit te zetten. Tussendoor werk je aan je acties en wordt je niet afgeleid door inkomende e-mail. En als je dan je e-mail ophaalt kun je het beste de volgende werkwijze hanteren: kun je binnen 2 minuten reageren? Meteen doen. E-mail die meer tijd kost handel je af op een later ogenblik. Zitten er e-mails tussen die veel acties van je verlangen? Plan ze in. Laat in ieder geval bij e-mails die meer dan 2 minuten van je vragen de afzender wel weten dat je er wat mee gaat doen en op welke termijn dat zal zijn.

6. Hou je alleen met belangrijke zaken bezig
Stel je altijd de “waarom vraag”: “waarom ga ik dit doen?” Als het niet bijdraagt aan jouw persoonlijke of professionele doelstellingen: niet doen of – omwille van een goede verstandhouding met de omgeving – netjes Nee zeggen. Last but not least: begin met de belangrijkste, complexe of omvangrijkste acties.

7. Systematiseer, automatiseer, werk met schema’s en bouw routine in
Klinkt misschien saai maar het helpt om veelvoorkomende acties sneller af te wikkelen. Een simpele tijdwinner is bijvoorbeeld om bepaalde betalingen die je periodiek moet doen al in te plannen middels bijvoorbeeld online bankieren.

8. Organiseer en plan je acties in een overzichtelijk systeem
Het maakt niet uit of je op een iPad, met MS Outlook, met Lotus Notes of op een kleitablet werkt. Zorg er in ieder geval voor dat je wél over een system beschikt waarbij je kunt bijhouden hoever je met je acties bent en waarin je prioriteiten kunt bijstellen.

9. Plan ambitieus: plan veel in
Je kunt meer dan je denkt. Bouw het meer en meer inplannen van acties geleidelijk aan op. Prioriteer goed: de belangrijkste zaken eerst! Je zult merken dat wanneer je in “the flow’ zit dat je aan het einde van de dag heel voldaan bent met wat je hebt bereikt. Dit gaat niet alleen over je werk maar heeft ook betrekking op je privéleven: plan dus ook veel leuke dingen in die je wilt ondernemen met je dierbaren.

10. Begin zo nu en dan veel vroeger dan je gewend bent
Het is heerlijk om ‘s ochtends wanneer er nog niemand is flink door te kunnen werken aan de belangrijkste acties. Zeker als je in een kantoortuin werkt of te maken hebt met het zogenaamde organisatiegerichte huisvesten is veel vroeger beginnen een uitkomst. Tussen 08:00 uur en 09:30 uur is er namelijk veel afleiding in de vorm van collega’s die net op hun werk arriveren.

11. Heel soms is stress goed
Dit is een gevaarlijke uitspraak! Wat ik bedoel is dat het goed is om af en toe de druk van een deadline te voelen: het werkt dan als een motivate om bet ere prioriteiten te stellen en meer gedaan te krijgen. In onze trainingen echter richt ik me op het voorkomen van stress. Want veel stress, continue stress en/of voortdurende low level stress is ongezond.

12. Bewaar het lekkerste voor het laatst
Dus doe je meest vervelende klussen het eerst! Die heb je dan gehad en het werken wordt er alleen maar leuker op.

Heel veel projecten mislukken in Nederland. Dat is opmerkelijk: in Nederland wonen namelijk heel veel projectmanagers. Naast voetbal lijkt projectmanagement een nationale sport te worden. Volgens mij zijn er meer Nederlanders die Prince 2 Practitioner gekwalificeerd zijn dan dat er landgenoten zijn die over een typediploma beschikken (logisch: typen doe je immers niet zelf, dat moet je managen c.q. een ander laten doen).

Bovendien zijn Nederlanders wereldkampioen in het samenstellen van project- en stuurgroepjes waarbij herhaaldelijk – vaak om zelf geen verantwoordelijkheid te hoeven dragen – externe projectmanagers met voldoende senioriteit en dito honorarium worden ingehuurd. Nu wil het geval dat de economie onder druk staat. Het ideale moment lijkt me om een aantal zaken anders aan te pakken.

Ik pleit voor meer zelf doen. Dus zelf projecten managen en dan met kleinere en effectievere teams waarbij de verantwoordelijkheid over projecten en taken niet bij groepen mensen maar bij individuen wordt gelegd. Laten we vooral de individuele projectmedewerker heldere, realistische doelen en verantwoordelijkheden toekennen en daar ook verantwoordelijk voor houden! Mocht je denken dat je met meer mensen meer gedaan krijgt dan kan ik je wijzen op een onderzoek uit 1968 van John Darley en Bibb Latane waaruit het tegenovergestelde blijkt:

In 1964 werd op klaarlichte dag een vrouw vermoord. 38 Mensen zagen het gebeuren en deden niets. Naar aanleiding daarvan voerden John Darley en Bibb Latane in 1968 het Bystander Apathy Experiment uit. De vraag die centraal stond was de volgende: maakt het feit dat mensen deel uitmaken van een groep ze ook terughoudend in het nemen van hun verantwoordelijkheid en het bieden van hulp?

De uitkomst: als er sprake is van een noodgeval en we de enige persoon in de buurt zijn is de druk om te helpen heel hoog. We voelen ons dan voor 100% verantwoordelijk voor wat er gebeurt. Echter, wanneer de groep uit meer mensen bestaat – laten we zeggen 10 personen – dan voelen we ons voor maar 10% verantwoordelijk. Het wrange is: dat geldt dus voor alle personen in de groep.

Wat ook bleek is dat er maar een heel klein excuus nodig is om in een dergelijke omstandigheid geen hulp te bieden of de verantwoordelijkheid te nemen. Het meest voorkomende excuus is: “een ander zal wel helpen”. Dit zal men nooit hardop zeggen maar uit het onderzoek van Darley en Latane bleek dat men zo wél denkt.

Welke lessen kunnen we als projectmanager hieruit trekken?

De aanleiding voor het onderzoek van Darley en Latane is natuurlijk tragisch. Het illustreert wel gedrag dat ook herkenbaar is op de werkvloer: denken dat de ander de verantwoordelijkheid neemt. Dit is natuurlijk het laatste wat je wilt wanneer je een project in goede banen probeert te leiden. Hoe ermee om te gaan:

1. Het individueel benaderen van medewerkers geniet duidelijk de voorkeur boven het benaderen van een groep medewerkers. Door de individuele benadering voelt de betreffende medewerker zich meer verantwoordelijk voor de doelstellingen en verantwoordelijkheden.
2. Zorg ervoor dat taken, doelen en verantwoordelijkheden heel specifiek worden geformuleerd. Doe dat samen met individuele medewerkers. Door specifiek te zijn wordt voorkomen dat tijd, energie en middelen worden verspild aan onbelangrijke acties.
3. Wanneer medewerkers vragen wat precies het eindresultaat is wat van hun wordt verwacht is dat goed. In feite vragen ze naar een SMART geformuleerde doelstelling. Doe een dergelijke vraag vooral niet af als een gebrek aan zelfsturing. Door de tijd te nemen om samen tot SMART geformuleerde doelen te komen wordt een veelvoud aan tijd bespaard!
4. Benut het gegeven dat wanneer de organisatie Het Nieuwe Werken of Flexibel Werken hoog in het vaandel heeft staan projectmedewerkers meer op zichzelf zijn aangewezen: er is meer sprake van een-op-een overleg. Er is minder ruimte voor een excuus dat er op neerkomt dat een ander het wel op zal pakken.
5. Informeer geregeld naar de voortgang en coach medewerkers een-op-een om op koers te blijven.
6. Maak gebruik van microblogging (bij voorkeur Yammer. Als je Twitter gebruikt: zorg dan voor afgeschermde accounts) om makkelijk, informeel en bondig in touch te blijven. De voordelen van een dergelijk medium zijn: 1. Er wordt een-op-een gecommuniceerd terwijl andere projectmedewerkers wel elkaars voortgang kennen en weten waar individuele kennis te vinden is. En 2. communicatie kost heel weinig tijd in tegenstelling tot e-mail of bellen. Met name voor organisaties waar Het Nieuwe Werken of thuiswerken wordt gestimuleerd is microblogging een ideaal instrument.

Effectief of efficiënt werken?

Er is een evident verschil. Effectiviteit impliceert doelmatigheid. Met zo min mogelijk inspanning en dus met zo min mogelijk gebruik van tijd, inzet en middelen een zo groot mogelijk gewenst effect in de richting van de doelstelling bereiken. 

Over efficiënt wordt gesproken wanneer een proces goed verloopt. Efficiënt gaat over processen. Effectief gaat over doelmatigheid. Om een voorbeeld te geven: het is efficiënt om een vervelende boodschap per e-mail te versturen. Een druk op de knop en klaar ben je. Het is daarmee niet effectief. Even bij iemand langslopen om vis à vis met de juiste aandacht een vervelende boodschap te bespreken is niet efficiënt maar wel effectief.

Het meest optimaal is om effectief en efficiënt met elkaar te combineren. Maar dat is niet altijd mogelijk, blijkens voornoemd voorbeeld. Voorwaarde om een afweging tussen efficiënt of effectief te kunnen maken is een hoge mate van zelfbewustzijn en het in een split second kunnen toetsen aan je verantwoordelijkheden en de doelen die je wilt bereiken. Dat is je koers. Anders geformuleerd: je kunt dus heel efficiënt jezelf bezig houden met domme dingen (“Things” zo je wilt).

Timemanagement en Getting Things Done (GTD)

Er duiken filmpjes op waarbij mensen beweren dat heel hun leven is veranderd dankzij Getting Things Done (GTD). Nou moet ik er wel bij vertellen dat een groot deel van deze filmpjes vooral op Youtube geplaatste Amerikaanse huisvlijt is.
Maar stel je eens voor: je gaat naar een eendaagse cursus Getting Things Done (GTD) en sindsdien is heel je leven veranderd. Je hebt het licht gezien en dagelijks dreun je de liturgie van David Allen op. Met ‘lotgenoten’, die ooit een cursus Getting Things Done (GTD) hebben gevolgd, deel je het bijna onuitsprekelijke mystieke wezen achter de begrippen ‘next action’ of ‘stuff’.
De wereld rond Getting Things Done (GTD) kent zelfs fundamentalisme: Getting Things Done (GTD) duldt geen afgoden en zal boven alles aanbeden en bemind moeten worden! Getting Things Done (GTD) is, zo vindt de schare trouwe volgelingen, namelijk geen timemanagement. Nee, Getting Things Done (GTD) is verlicht als een lege inbox… Een gelukzalige belevenis die je alleen maar kunt ervaren met een leeg hoofd.

Dit soort devote en kritiekloze idolisering is een herhalend patroon. Eerder was daar ook sprake van bij de The seven habits of highly effective people van Stephen Covey. Dit trekt echter wat mij betreft de aanpak van Covey noch Allen in twijfel. Het zegt vooral veel over het volgzame karakter van hun ‘kudde’. Maar laat het aanstekelijke enthousiasme van een grote schare ‘lotgenoten’ geen reden zijn voor het matigen van een kritische opstelling zoals je die in de basis wél hoort te hebben.

Nu ben ik van mening dat Getting Things Done (GTD) een aantal heel sterke en toepasbare elementen kent. Inderdaad is het een manier om gefocust te kunnen werken aan acties. In onze training worden dan ook de beste eigenschappen van Getting Things Done (GTD) toegepast! Het is echter geen volwaardige manier die mensen effectiever maakt. Het voert mijns insziens veel te ver om, als ware je een bekeerling, Getting Things Done (GTD) te gaan evangeliseren. Getting Things Done (GTD) is vooral een methode die gericht is op efficiënt werken. Sneller meer taken kunnen uitvoeren is mooi meegenomen maar maakt mensen en organisaties niet effectiever. Het is te vaak een vorm van symptoombestrijding.
De oorzaak daarvan is naar mijn mening gelegen in het feit dat Getting Things Done (GTD) uitgaat van de premisse dat cursisten (en organisaties) goed in staat zijn hun doelstellingen te formuleren en als uitgangspunt te nemen. Mijn ervaring is daarentegen dat dit voor cursisten juist een erg moeilijk opgave is. Het ontwikkelen van een koers is echter wel dé voorwaarde om effectief te kunnen zijn.

Is daarmee Getting Things Done (GTD) een slechte methode? Nee! Zoals eerder gezegd: elementen uit Getting Things Done (GTD) gebruik ik in onze trainingen ook. Maar ik wil cursisten vooral efficiënt én effectief maken. Dat reikt verder dan nog sneller acties afronden. Om terug te komen op dat lege Getting-Things-Done-hoofd: het kan geen kwaad dat mensen goed nadenken voordat ze als een bezetene next action na next action uitvoeren. Laat ze vooral hun doelstellingen continu on top of mind hebben. Het hoofd hoeft wat mij betreft niet helemaal leeg te zijn. Laat het vooral regelmatig vollopen met een helder en specifiek beeld van de gewenste eindresultaten of de uiteindelijke situatie waarin men zich wil bevinden.

Symptoombestrijding helpt niet

Vier op de vijf managers maakt zich zorgen over werkgerelateerde stress. Jacques van der Klink, hoogleraar gezondheidswetenschappen te Groningen, constateert dat er vooral aan symptoombestrijding wordt gedaan. Een veel voorkomende oorzaak is naar mijn mening dat men geen heldere doelen stelt. In de basis is men daardoor al voor een groot deel stuurloos. Daar zal dus meer aandacht aan moeten worden besteed. Snel veel acties uitvoeren op de Getting Things Done (GTD) manier lost het probleem niet op wanneer deze acties niet bijdragen aan wezenlijke doelen. We zijn dan alleen maar kostbare tijd en energie op een efficiënte manier aan het verspillen. Laat mensen vooral nadenken en hun hoofd regelmatig vullen met ware en heldere doelstellingen!

Next action

Mocht je toch de verleiding niet kunnen weerstaan om het idioom van David Allen te bezigen dan heb ik het volgende advies voor je: Neem de tijd en rust om na te denken over je doelen en leg ze vast. Dat zijn goede next actions!

Voor de meesten onder ons die hun Twitter account hebben gekoppeld aan hun LinkedIn profiel is onderstaand bericht bekend.

LinkedIn update

At LinkedIn, we want to provide a simple and efficient experience for members like you. So from time to time, we take a look at our set of features to evaluate how they’re being used by our members. Part of this process sometimes means we decide to eliminate a feature, so we can better invest those resources in building more great LinkedIn products.

Recently, it was decided that the Tweets application, a LinkedIn feature that you’ve used at some point, will no longer be supported as of January 31, 2012. Starting on that date, you will no longer be able to post recent tweets in a module on your profile or view recent tweets in a separate module on the home page. However, you can still display tweets on your profile by binding your Twitter and LinkedIn accounts and then tweeting with an #in hashtag.

LinkedIn en lifestreaming

Klaarblijkelijk heeft LinkedIn het besluit genomen om de weergave van tweets binnen LinkedIn aan banden te leggen. De weergave van tweets van mensen die je volgt zal niet meer in de homepage aan te treffen zijn.

LinkedIn werd steeds meer een hybride netwerk waarbij het zakelijke karakter minder prominent werd doordat gebruikers meer en meer hun dagelijkse beslommeringen, zoals bijvoorbeeld het eten van boerenkool met rookworst, deelden met zakelijk internet. Sterker nog, door het gebruik van applicaties als Foursquare werd het zelfs mogelijk om erachter te komen dat ook nette bakfietsmoeders als ramptoerist de roemruchte New Kids cafetaria in het Den Dungen (bij Maaskantje) met hun kroost bezochten. Om nog maar te zwijgen van keurige heren die zonder er erg in te hebben uitgeroepen werden tot Mayor van een etablissement waar ze liever niet mee geassocieerd willen worden.

Niets menselijks is ons allen vreemd dus men moet wat mij betreft vooral doen wat men ook werkelijk wil doen. Als het goed is maakt werk een kleiner onderdeel uit van ons leven dan wat we privé uitspoken.
Maar goed, er zijn nou eenmaal mensen die normatief zijn ingesteld en die zelfs aanstoot nemen aan een update op LinkedIn waarin wordt gejuicht om een voetbaluitslag. Zij worden nu op hun wenken bediend. Het blijft zodra ze LinkedIn bezoeken buiten hun blikveld.

Maar LinkedIn gaat toch over mensen?

Ja dat klopt! Persoonlijk stoorde ik me in het geheel niet aan niet-zakelijke of heel persoonlijke berichten. Er is wat mij betreft niets mis mee om meer te weten te komen over de persoon achter de CV.

Persoonlijk hecht ik meer waarde aan de persoon dan aan de theoretische achtergrond. Zo vind ik het belangrijk dat iemand streetwise en slim in plaats van de veilige volgzaamheid zelve is. Dat is toch iets dat vooral blijkt uit gedrag (waar tweets vaak een weerslag van zijn).

Bovendien, wanneer ik weet dat een relatie een culinair belezen lekkerbek is kan ik daar rekening mee houden wanneer ik hem uitnodig voor een lunch. Sterker nog, de persoonlijke tweets gaven in een aantal gevallen leuke input om met tongue in cheek een gespreksonderwerp aan te snijden en het ijs te breken. Dat gebeurde trouwens ook omgekeerd. Ik werd wel eens met een grote grijns herinnerd aan een door mij geplaatste tweet. Terugkijkend was het dan zo dat dat de communicatie met de disgenoot snel informeler werd. Gaat deze mogelijkheid verdwijnen? Nee, je zal gewoon tweets bij het profiel van de betreffende persoon aantreffen.

LinkedIn en het delen van opmerkzaamheid

Wat ook veel werd getweet waren nieuwtjes die mensen hadden opgevangen. Prima wanneer het politiek, technisch, zakelijk of economisch nieuws betreft dat van invloed kan zijn op het zakenleven.

Echter, naast dergelijke berichten – al dan niet geautomatiseerd middels RSS – kwamen er ook veel irrelevante topics voorbij. Denk hierbij aan onderwerpen die betrekking hadden op The Voice of Holland, Amber alerts, geretweette berichten van een wijkagent in Hoogeveen, en ga zo maar door. Aan alles is natuurlijk een zakelijke draai te geven. Al stoor ik mij er niet aan: dergelijke berichten zijn mijns inziens minder relevant voor een medium als LinkedIn en de behoefte van de gemiddelde en modale LinkedIn gebruiker.

LinkedIn en e-mail in de inbox

LinkedIn stuurt updates per mail. Ik heb een filter ingesteld dat deze e-mail nooit in mijn inbox terecht komt maar linea recta naar de prullenbak wordt verwezen. Als ik up to date wil blijven dan ga ik zelf wel naar LinkedIn. Waarom doe ik dat? Ik vind dat het de updates onvoldoende relevant zijn. Mede door minder relevante tweets. Als ik iets over iemand wil weten kijk ik op het profiel van de persoon in kwestie en zie ik in een aantal gevallen aan de status updates wat deze persoon zoals getweet heeft over zijn dagelijks leven. In mijn geval maak ik dus geen gebruik van de feature van LinkedIn om haar gebruikers middels e-mail op de hoogte te houden. Het maakt in beginsel voor mij niet uit of het al dan niet in de mail is vermeld: de LinkedIn berichten eindigen toch in de prullenbak.

Hoe gaat LinkedIn er uit zien?

Na een update is vooralsnog het bericht dat de updates van anderen niet meer in je persoonlijke homepage te zien zal zijn. Het voordeel is dat irrelevante informatie of anderszins trivia buiten beeld blijven.

LinkedIn: less is more!

Ik denk dat het snoeien in tweets LinkedIn als medium weer duidelijk op de kaart zet als zakelijk sociaal netwerk. Zie het maar als een stukje personal branding van een sociaal medium. Een duidelijk geval van less is more als je het mij vraagt.

Wat vind jij van de actie van LinkedIn?

Feel free om the reageren!

Begin 2012 hebben wij onze nieuwe (deze!) website gereleased. Met deze site willen wij onze klanten nóg beter informeren over onze trainingen. De site zal verder worden verrijkt met blogposts.

Uiteraard wordt feedback erg op prijs gesteld. Graag zie ik je reactie tegemoet!

Op grond waarvan zeg jij “nee”?

Georganiseerd zijn is belangrijk! Georganiseerd zijn reikt ook veel verder dan alleen maar het bureau. Organisatie begint vanuit het hart, het gevoel. Voordat u denkt:”Wat is die Bas Hoorn soft aan het leuteren…”, ik ben niet van het softe geleuter (evenmin van stoere taal overigens!). Wat ik bedoel met te zeggen dat organisatie vanuit het hart of het gevoel komt is dat een organisatie een voortvloeisel is van een visie, van doelen die we diep vanuit ons hart willen bereiken. We moeten eerst weten waar we naartoe willen, in welke situatie we ons willen bevinden. Pas als we dat weten organiseren we de weg naar die gewenste situatie.

Allereerst: Waarom is Nee zeggen belangrijk bij timemanagement?

Omdat het je een boel taken (of gedoe en tijdsverspilling zo je wilt) bespaart die niet bijdragen aan je doelen. En als je geneigd bent om ‘Ja’ te zeggen moet je jezelf eens afvragen of aardig gevonden willen worden bijdraagt aan jouw belangen!

Nee zeggen moet je met overtuiging doen!

‘Nee’ zeggen kan je dus alleen maar als je helder hebt waar je naar toe wilt én als je op grond van overzichtelijke informatie kunt beoordelen dat de vraag aan jou (waar dus je ‘nee’ op gaat zeggen) niet aan je doelen bijdraagt of zelfs het bereiken van je doelen in gevaar brengt of vertraagd. Ook hier kan het gevoel je helpen. Als je diep in je hart weet waar je naartoe wilt dan voel je beter aan of iets wel of niet aan jouw doelen bijdraagt. Jouw Nee is dan ook veel overtuigender. Daarmee zeg ik niet tactloos!

Is Nee zeggen onaardig?

Neeeeheeeee! (haha) Dat is het niet! Als je een goede reden hebt om ‘Nee’ te zeggen staat dat los van wel of niet aardig zijn. Waar het om gaat is dat je vanuit je eigen doelen denkt en vooral voelt (privé en/of professioneel). Dus ‘Nee’ zeggen is misschien zelfs een vorm van aardig zijn voor jezelf als het bijdraagt aan je doelen.

En hoe organiseer je dat Nee zeggen dan!?

Bepaal wat wel en niet belangrijk voor je is door taken, informatie, tijdsbesteding en relaties af te zetten tegen je doelen.

Zorg er altijd voor dat je overzicht hebt: alleen dan weet je of je richting je doelen koerst. Leg ze vast en hou ze in beeld!

En het is de toon die de muziek maakt. ‘Nee’ kun je op heel veel manieren zeggen. Ik geef de voorkeur aan ‘Nee’ met een prachtige strik eromheen . Dus zeg je ‘nee’ met tact.

1. Geef meer dan je ontvangt

Je zal het respect van anderen moeten verdienen. Dat gaat niet ineens. Je zal eerst de rug van de ander moeten krabben voor je zelf aan de beurt bent. Draag dus actief bij aan discussies en geef waardevolle informatie, tips en meningen. Dat kan bijvoorbeeld door te reageren binnen sociale netwerken of door het schrijven van artikelen en blogposts. Let op: onder tips en meningen versta ik dus niet een opmerking als: “Als je mijn product had afgenomen was je probleem opgelost”.

2. Gebruik geen scheldwoorden

Ga niet op iedereen schelden en tieren. Ook al haalt iemand het bloed onder je nagels vandaan. Gebruik zeker geen termen die je in het dagelijks leven niet eens in de mond durft te nemen. ‘t Is makkelijk om via een toetsenbord lomp gedrag te vertonen. Hou je reputatie hoog.

3. Voeg waarde toe

Onder aan de streep moet je jezelf de vraag stellen: “Heeft de gemeenschap – community – mijn bijdrage als waardevol kunnen beschouwen?”. Om een voorbeeld te geven: ga dus niet de hele tijd je merk roeptoeteren of quasi interessant verkondigen dat je met interessante en spannende en strategische dingen bezig bent. Allemaal doorzichtige vormen van windowdressing! De gemeenschap is belangrijk. Draag daar dus aan bij. Als je zo veel met ‘spannend’ en ‘strategisch’ bezig bent, deel dan een spannende en strategische visie met anderen.

4. Ga niet andermans pogingen ondermijnen

Je oogst wat je zaait door inspanningen van anderen op social media sites te ondermijnen of saboteren. Het wordt ook niet als aardig beschouwd. Je kunt van een ander vinden wat jij wil, maar jouw mening is niet de norm voor de rest van de gemeenschap. Dus, niet doen! Een inspanning van een ander kan waarde hebben voor anderen. En wat als anderen zich gedragen als egoïsten, opportunisten of domweg oplichters? Als overduidelijk aantoonbaar is dat men de kluit belazert, dan mag je er best wat van zeggen. Maar wees beleefd en voorzichtig.

5. Probeer de boel niet voor de gek te houden

Laat je niet in met de ‘handel in vrienden’ of ‘handel in followers’. Dit heeft allemaal geen zin. Deze zogenaamde short cuts kosten geld, leveren niets op en keren zich op den duur tegen je. Facebook heeft er inmiddels al een protocol voor. Ga ook niet onder het mom van een advies proberen je waar te verkopen. Dat wordt ervaren alsof je iemand voor de gek wilt houden, dat is beledigend.

6. Bouw kwalitatieve relaties op

Men is geneigd mensen die men kent en die men sympathiek vind te helpen. Mensen die je in het echt kent en waar je het goed mee kunt vinden zijn de beste relaties. Mensen die je niet uit het echte leven kent hebben meer tijd nodig om een band met je op te bouwen. Neem die tijd, forceer niets. En, ben jezelf en besef dat niet iedereen jou aardig zal en kan vinden.

Daarnaast sluit online contact een ontmoeting in het echte leven niet uit. De Tweetups zijn daar de meest duidelijke voorbeelden van. Maar als er een klik is kun je ook een keer kennis maken onder het genot van een kop koffie, thee of een pintje.

7. Niet pushen!

De hele tijd mensen vragen om je blog te promoten of je van feedback te voorzien gaat vervelen. Mensen raken op den duur hun geduld kwijt. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat ik daar zelf ook wel eens de fout mee ben in gegaan. Geef meer, en kijk ook naar de mores van de gemeenschap (het volgende punt). Dus, schrijf meer en voeg waarde toe! Alleen dan is er ook reden tot promotie van je blog.

8. Heb respect voor de mores van de gemeenschap

Wat je in het dagelijks leven doet moet je ook in online gemeenschappen doen. Pas je aan en gedraag je correct. Gebruik de codes van je groepsgenoten. Online zijn er ook verschillen. Een groep op Linkedin bestaande uit accountants kent een heel andere manier van communiceren dan een Hyve van een voetbalclub. Pas je stijl van communiceren dus aan.

9. Luister naar anderen, kritiek is een waardevol geschenk!

Een van de mooiste dingen van Social Media is feedback: goede kritiek! Volg niet je instinct door in de verdediging te gaan. Probeer je juist oprecht te verplaatsen in de mening van de ander en geef daar ook blijk van. De mening en kritiek van een ander is gratis advies. Van Feedback kun je leren. Kritiek is geen aanval, het is een waardevol geschenk!

10. Neem je verantwoordelijkheid

Internet kan lekker anoniem zijn. Toch geldt ook hier dat eergevoel en verantwoordelijkheidsbesef van belang zijn. Je zal het respect van anderen verdienen wanneer je duidelijk staat voor wie je bent en je verantwoordelijkheid neemt voor wat je communiceert. Ook al is je omgeving het niet met je eens. Wees integer. Sta voor wie je bent! Dat onderscheid profileert je. Dat lijkt misschien haaks te staan op punt 9, maar dat is het niet. Door je sterke punten en je uitgesproken mening op correcte wijze te communiceren weten mensen wat ze aan je kunnen hebben.

11. Wees aardig én echt!

Onder aan de streep zou je bijna kunnen zeggen dat het draait om een ding: wees aardig! Dat is wat anders dan ‘doe alsof je aardig bent’. Je mag gerust een uitgesproken mening hebben. Maar altijd aardig en correct blijven.

Weet jij nog een paar regels die we hieraan kunnen toevoegen? Doe maar een suggestie.

Ik ben een leuke lijst met tips van Leo Babauta tegengekomen om e-mail te lijf te gaan. Ik heb het voor jullie vertaald, op een aantal punten aangepast, voorzien van voorbeelden uit mijn dagelijkse praktijk en nog wat extra tips toegevoegd zodat het voor jullie meteen toepasbaar is. Onmiddellijk na het lezen van deze tips kun je er meteen mee aan de slag. Het zal je dus meteen op weg helpen! Zoals jullie zullen lezen gaat het niet zozeer om een GTD, TMI Time Manager, Hoofdstukken of Complete Self methodes. We hebben het hier over universele tips die ook te koppelen zijn aan voornoemde zelfmanagement methodes.

Ik ga uit van een aanpak die op twee pijlers rust:

• Eerst gaan we snoeien in onnodig e-mailverkeer
• Vervolgens kijken we naar een slimmere manier van e-mail verwerken

A. Cut the crap!

1. Last van spam en junkmail? Investeer in een grandioos goed spamfilter of gebruik Gmail!

De grootste ellende als we het hebben over e-mail blijft spam en junkmail. Ik gebruik nu Gmail. En Gmail is goed! Is het waterdicht? Nee, maar het is wel goed! Ik heb mijn Nederlandse domeinnaam gekoppeld aan mijn Gmail account en ik krijg nooit meer spam. Een traditionele hostingprovider haalt het er niet bij. Hotmail. Live en Yahoo doen het redelijk maar zijn bij lange na niet zo goed in het weren van rommel als Gmail! Ben je gebonden aan Outlook, Mail (Apple), Entourage (Apple) of Lotus Notes: investeer in een spamfilter. Bezuinigen op spamfilters is werkelijk penny wise, pound foolish! Tijd besteden aan het filteren van spam is namelijk het domste wat je kunt doen!

2. Notificaties en bevestigingen van services. Maak rules of filters!

Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog, notificaties dat mensen mij via Twitter volgen of ontvolgen of meldingen van Blip.

Als je deze informatie niet leest ga je er geen nadeel van ondervinden. Waarom zou je het dus lezen? Je hebt het alleen maar nodig als een keer iets misgaat en je wil nalezen wat er aan de hand was. Dit soort berichten moeten meteen de inbox uit en worden gearchiveerd. In mijn geval geldt dit ook voor e-nieuwsbrieven: die lees ik alleen maar als ik tijd over heb en er echt iets in vermeld wordt wat de moeite waard is. Dat is dus zelden het geval!

Gebruik rules of filters die ervoor zorgen dat het bericht wordt gemarkeerd als ‘gelezen’ en het meteen in een aparte map wordt geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter, Blip, Managers Online of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing is.

3. Batch de zogenaamde snelle mailtjes

Je kent ze wel: mailtjes over bepaalde onderwerpen of van afzenders die niet meer dan een reactie van een of twee regels vragen. Deze mail parkeer je – ook weer met een rule of filter – in een map met de naam Batch. Om een voorbeeld te geven: mijn commerciële man in België houdt mij altijd goed op de hoogte van ontwikkelingen en vraagt of we er op moeten inspringen. Omdat korte antwoorden volstaan batch ik altijd mijn berichten aan hem. We kennen elkaar zo goed dat e-mails niet hoeven te worden voorzien van een ‘rozenperkje in de voortuin’: korte zinnen, that’s it. Batches knal ik er heel snel doorheen. Zorg er wel voor dat je ieder bericht apart beantwoord. Dan heb je per reactie een eigen subject wat archiveren voor jou en de geadresseerde makkelijk en overzichtelijk houdt.

4. Zogenaamd grappige mailtjes

Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes sturen moet je een e-mail sturen waarin je hen verzoekt om dit in het vervolg niet meer te doen. Geef op een vriendelijke maar ook duidelijke manier aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken maar ook dat je dagelijks veel e-mail te verwerken hebt en je dergelijke e-mails om die reden liever niet ontvangt.

Als men hieraan geen gehoor geeft kun je gerust een rule of filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid. Mocht het sporadisch een belangrijke e-mail betreffen dan zal de betreffende afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft.

5. Voer de regie over allerlei verzoeken via je site of de site van het bedrijf waar je voor werkt

Een website is een grote bron van inkomende e-mail. Mensen willen commentaar geven op jouw publicaties, hebben vragen of willen dat je een link van ze plaatst. Al dit soort zaken kun je voor zijn door goed te communiceren hoe je ermee omgaat. Wanneer men commentaar wil geven op een artikel kun je dat via een formulier met een captcha laten doen: daarmee voorkom je spam en hoef je niet zelf alles te lezen. Op je contactpagina kun je aangeven dat je op bepaalde verzoeken of mailtjes niet reageert. Daarnaast kun je aan de hand van je ervaring een FAQ (veelgestelde vragen sectie) op je site plaatsen waardoor je niet bij herhaling dezelfde type vragen hoeft te beantwoorden.

6. Voed ‘cc afzenders’ op

Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen – niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak wél! Waarom sturen mensen cc’s? De twee meest voorkomende redenen zijn: 1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc ontvanger opgenomen), 2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen lastig gevallen met een cc. Ik heb wel eens bij een interimklus meegemaakt dat ik per dag meer dan 90 van dergelijke cc’s ontving waarvan hooguit twee e-mails voor mij de moeite waard waren. Waanzin! Er zijn dus organisaties waar dit al jarenlang dagelijkse praktijk is (… en dat in deze tijden dat we willen bezuinigen (-: ).

Er zijn twee soorten cc’s op jou van toepassing: de e-mails waarin jij de rechtstreeks geadresseerde bent en de e-mails waarin jij in de cc vermeld bent. Wanneer jij geadresseerde bent en een cc aan anderen wordt om verkeerde redenen gebruikt mag je de afzender aanspreken op zijn of haar behoefte aan publiek. Geef te kennen dat je er niet van bent gediend. Dit zijn kinderachtige praktijken! Er moet echt iets aan de hand zijn wil het gebruik van een cc gerechtvaardigd zijn.

Dan de e-mail waarin jij in de cc bent opgenomen. Daar kan ik heel kort over zijn: maak een rule of filter waarin je duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dat bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel.

B. En dan het echte werk!

Nu komen we toe aan het echte werk.

De eerste stap die we nemen is dat we alle mail die op dit moment in de inbox staat verplaatsen naar een nieuw te maken map met de naam: Iedere dag een half uur. Je voelt ‘m al aankomen: iedere dag besteed je een half uur aan het ‘leegscheppen’ van die map. Het zou me niet verbazen als er honderden, zoniet duizenden e-mails in staan (ik heb dergelijke inboxen gezien!). Dus, iedere dag een half uur aan werken tot het leeg is. Dit doe je dus naast je nieuwe slimme manier van werken met je inbox die ik nu ga beschrijven:

7. Zorg voor een aparte takenlijst of ‘to do applicatie’.

Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen die los staat van e-mail of data in je pc. Sterker nog: ik mag hopen dat je leven zich voor het belangrijkste deel buiten je computer afspeelt! Hoe los je dit probleem op? Simpel: zorg voor een taakmanager in de vorm van een papieren notitiesysteem (een boekje) of een app voor je smartphone. In ieder geval iets wat je altijd makkelijk mee kunt nemen. Ik ben zelf erg tevreden over 2Do op de iPhone in combinatie met Toodledo voor het synchroniseren op de computer. Daarnaast is Omnifocus voor iPad, Mac en iPhone ook een mooie toepassing. Er zijn dus veel goede systemen. Kies in ieder geval voor een oplossing waarmee je gewoon op pad kunt. Wanneer iemand zegt: “Maar GTD werkt goed in Outlook” vraag ik me af of deze persoon wel eens zonlicht ziet!

Wat doe je vervolgens met e-mail? In ieder geval gebruik je de inbox of je e-mailprogramma niet als takenlijst! Lees goed: er is namelijk meer in dit Aardse bestaan dan e-mail. Je zal ook andere taken moeten noteren zoals bijvoorbeeld het plakken van je band en het voeren van de vis van de buren die op vakantie zijn! Hoe je e-mail verwerkt heb ik beschreven bij het volgende punt. Door een aparte takenlijst of to do applicatie te gebruiken hoef je niet bang te zijn dat je wat gaat missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties erin vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder ballen in de lucht te houden

8. Beschouw het afhandelen van je e-mail als een tennispartij

Daarmee bedoel ik: speel punt voor punt. Anders geformuleerd: handel e-mail na e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de mail en voer uitsluitend een van de volgende acties uit:

• archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie vorige punt);
• antwoord onmiddellijk wanneer het afwikkelen van de e-mail met inbegrip van het uitvoeren van een eventuele taak niet meer dan 2 minuten vraagt en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
• forward de mail als het niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
• Verwijder de e-mail.

Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!

9. Gooi veel e-mail weg!

‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag moet je jezelf vaker stellen. Neem van mij aan: de wereld zal niet vergaan en volgens het Paretoprincipe zijn pakweg 80% van je e-mails niet belangrijk genoeg.

10. Wees bondig en beperk je tot een onderwerp per keer!

Besteed maximaal 5 regels aan je mail. Het scheelt jou en de geadresseerde tijd. Beperk je tot de kern van de zaak en tot een onderwerp. Kort en krachtig is het credo. Wil je twee onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik twee e-mails. Wil je honderd onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik honderd e-mails.

11. Bepaal zelf je planning

Zet toeters en bellen uit. Pinggeluiden, alarmsignalen en bellen die afgaan wanneer een mail binnenkomt werkt afleidend. Stuur standaard een autoreply aan mensen dat je slechts een of twee keer per dag je e-mail leest. En doe het ook niet vaker! De meest ideale tijden zijn tussen 10:00 uur en 11:00 uur en tussen 15:00 uur en 16:00 uur. Ik zal je uitleggen waarom: iedere werkdag begint met het volgende ritueel: in plaats van zelf doortastend op te treden zoeken veel mensen de oplossing bij een ander. Sommige mensen zijn zelfs zo schaamteloos dat ze dit delegeren noemen. Dus de kans is groot dat wanneer jij om half negen je e-mail ophaalt je al meteen verzoeken aantreft die jou afhouden van je eigenlijke werk. De remedie: wanneer je pas om half elf je e-mail checkt zul je zien dat vele problemen zich al vanzelf hebben opgelost.

Waarom je e-mail niet later dan 16:00 uur ophalen? Aan het einde van de dag zijn er veel mensen die een goede reden om stipt 17:00 uur op te houden met werk. Vanaf 16:00 uur ontstaat zwelt een tsunami aan van ‘zou-jij-nog-even-dit-voor-me-kunnen-doen-e-mailtjes’ en ‘zou-je-voor-morgenochtend-e-mailtjes’. Wanneer je een autoreply stuurt dat je deze dag je e-mail niet meer leest gaan wederom veel problemen zich vanzelf oplossen.

Nu maak ik zelf mee dat door dit e-mailbeleid ik wel eens ironische mailtjes terugkrijg van mensen die zich kennelijk storen aan mijn autoreply. Bedenk het volgende: als ze de tijd hebben om je dergelijke onzin over jouw autoreply te e-mailen hebben ze kennelijk ook tijd genoeg om hun eigen sores op te lossen. Bovendien word jij door je leidinggevende beoordeeld op jouw successen en niet die van een ander (ook al heb je die zo goed geholpen). Wanneer zaken écht belangrijk zijn, of wanneer een snelle reactie van jou gewenst is bellen mensen je wel op. Ik zal het je nog sterker vertellen: sommige van deze mensen nemen ook iedere keer de moeite om een ironisch mailtje hieraan te besteden. De remedie: zie punt 4.

12. Eindig met een lege inbox

Als je jouw e-mail ophaalt zorg je ervoor dat je aan het eind van de rit je inbox leeg hebt! Ik maak even een analogie met de gewone post: als je brieven binnenkrijgt ga je niet de envelop openen, de brief vluchtig lezen om hem vervolgens weer terug te stoppen in de geopende envelop om het weer op de deurmat te leggen (om na een paar dagen dit ritueel nog eens te herhalen). Loop alle e-mails door en handel ze af zoals beschreven bij punt 8. En als je weet dat je per keer een half uur de tijd nodig hebt dan zorg je ervoor dat je een half uur rustig en ongestoord eraan kunt werken.