085 - 002 02 02

Efficiënt werken tips: hoe maak je een complexe taak overzichtelijk?

Complexe taken leiden vaak tot uitstelgedrag; simpele taken niet!

Herken je het volgende bij jezelf? Je hebt een aantal grote en complexe taken die je moet voltooien. Voordat je er aan wilt beginnen heb je al het gevoel dat je wordt overmand of je weet niet eens waar je moet beginnen. Wat gebeurt er dan vaak: je geeft kleinere klusjes voorrang en je stelt het beginnen aan de grote taak uit… Herkenbaar?

Efficiënt werken begint met anders denken

De meeste mensen zijn gewend om te denken in termen van taken. Ze voelen zich aan het einde van de dag schuldig of gefrustreerd wanneer ze een taak niet hebben afgerond. Herken je dat ook bij jezelf? Een van de belangrijkste efficiënt werken tips is dat je niet moet denken in termen van taken maar in termen van acties. Hieronder leg ik verder uit wat ik daarmee bedoel.

efficiënt werken tips

1. Wat is een taak en waarom willen we een taak uitvoeren?

Een taak is een opdracht die moet leiden naar een concreet resultaat of een situatie waar men zich uiteindelijk in wil bevinden. Een taak moet bijdragen aan de missie van een organisatie; anders heeft het geen zin om de taak uit te voeren. Voordat je aan een taak begint is het verstandig om na te gaan of het beoogde resultaat of de beoogde eindsituatie wel bijdraagt aan de missie van de organisatie. Wanneer dat niet zo is heeft het geen zin om aan een taak te werken. De eerste actie is dus erop gericht om duidelijk te hebben dat de uitvoering van de taak bijdraagt aan de missie.

2. De drie grootheden waar een taak uit bestaat

In onze cursus timemanagement gaan we uit van het volgende mantra: “Om een taak uit te voeren hebben we altijd te maken met drie grootheden: acties, informatie en mensen.” Om een taak overzichtelijk te houden is het van belang dat je jezelf dwingt om alles wat zich afspeelt rond een taak terug te brengen tot deze grootheden. Denk dus aan: acties, informatie en mensen. Hoe het zit met de drie grootheden leg ik hieronder verder uit.

3. Een taak bestaat uit acties

Acties zijn ‘doe-dingen’. Om een taak te voltooien moet je nou eenmaal dingen doen. Wat versta ik dus onder acties? Dat kunnen uiteenlopende werkzaamheden zijn, zoals: iemand spreken; een mail versturen; een document schrijven; een presentatie geven; je bureau opruimen; facturen in een ordner opbergen; et cetera. Je kunt het zo gek niet bedenken. Wanneer er dus sprake is van dat je dingen moet doen is er sprake van een actie. Ongeacht of je de training timemanagement met IBM Notes, training timemanagement met Microsoft Outlook of training timemanagement met G Suite volgt; deze acties leg je vast in je takenlijst (al zou actielijst een betere benaming zijn).

4. Een taak bestaat uit informatie

Wat versta ik onder informatie? Informatie in de meest brede zin van het woord! Denk aan: ontvangen en verzonden mail; brieven; powerpoint bestanden; beeldmateriaal; aantekeningen; gesproken informatie (bijvoorbeeld tijdens een vergadering); een mindmap; een hoorcollege; een studieboek; et cetera. Dus echt in de meest brede zin van het woord. Die informatie moet je managen om te voorkomen dat je teveel tijd verliest. trainingen die je daarbij kunnen helpen zijn de inbox zero e-mail training, een training snellezen en mindmappen of een cursus persoonlijk kennismanagement.

5. Een taak bestaat uit mensen

Los van je eigen inspanning heb je ook te maken met anderen. Denk aan mensen met wie je samenwerkt; leidinggevenden; klanten; leveranciers; en ga zo maar door.

In meer dan 90% van de gevallen is e-mail een call to action: je moet er wat mee doen #timemanagementClick To Tweet

6. Efficiënt werken aan een taak: hoe begin je?

Noteer voordat je aan een taak begint alle afzonderlijke acties die nodig zijn. Beperk je uitsluitend tot acties die bijdragen aan je taak. De rest heeft geen prioriteit.
Noteer vervolgens welke informatie je per actie nodig hebt. Beperk je uitsluitend tot informatie die bijdraagt aan je taak. De rest is information overload.
Let daarbij ook goed op inkomende e-mail. In meer dan 90% van de gevallen is een mail een call to action: je moet er – volgens de afzender – wat mee doen. Door scherp na te denken of bijvoorbeeld die mail bijdraagt aan de taken waar je verantwoordelijk voor bent kun je besluiten om de call to action te negeren en de afzender te berichten dat je er dus niets mee doet.. Dus: informatie (en dus ook mail) waarvan duidelijk is dat het niet bijdraagt aan je taak komt in aanmerking voor de ‘Nee-Nee- sticker’ ;-).
Wanneer je acties en informatie in kaart hebt gebracht weet je ook wie je waarvoor nodig hebt. Leg dat ook vast en beschouw het in contact treden met deze mensen als afzonderlijke acties.

 7. En dan de denkslag: “Ik werk aan acties en niet aan taken!”

Veel mensen voelen zich schuldig of gefrustreerd wanneer ze op een voorgenomen moment een taak niet af hebben. Denk anders: wanneer een taak niet af is maar je bijvoorbeeld 8 van de 10 acties al afgerond hebt omdat je 3 acties van een andere taak tussendoor hebt uitgevoerd ben je uitermate productief zolang je de deadline niet overschrijdt. Deze omslag in het denken is een van de belangrijkste efficiënt werken tips die ik je kan geven.

In veel gevallen is zelfs het handiger om acties van verschillende taken op een dag te combineren om dat je bijvoorbeeld op een werkplek bent die zich uitermate goed leent voor acties waarbij je jezelf bijvoorbeeld moet concentreren.

efficiënt werken tips

8. Efficiënt werken tips:

  • Probeer grote acties van verschillende taken in het begin van de week te plannen en plan de kleine acties zoveel als mogelijk aan het einde van de week. Werk dus van groot naar klein. Waarom? Met de kleine acties kun je gaten in de agenda opvullen!
  • Combineer acties van verschillende taken en laat daarbij de omstandigheid waarin je verkeert leidend zijn. Ben je bijvoorbeeld thuis aan het werk? Voer dan acties uit waarvoor veel concentratievermogen is vereist. Werk je met collega’s? Werk dan aan acties waar je betreffende collega’s bij nodig hebt.
  • Download vooral het formulier hieronder! Het heeft zich in de praktijk al bewezen.
efficiënt werken tips

Wil jij je werk beter plannen en organiseren en efficiënt werken?

Volg een open training of incompanytraining timemanagement. Leer hoe in minder tijd en met minder moeite meer bereikt en voortaan efficiënt werkt.

Bekijk cursus

Download gratis het efficiënt-werken-formulier als hoge resolutie pdf

Wanneer je gegevens achterlaat word je in de toekomst automatisch op de hoogte gehouden via onze nieuwsbrief.

cursus timemanagement met Microsoft Outlook time management

Met minder moeite meer bereiken?

Je e-mailadres hebben we ontvangen ;-)