085 - 002 02 02

Elke dag een lege inbox met Gmail. Leer het in 13 simpele stappen!

Heb jij elke dag een volle in plaats van een lege inbox?

Je bent in goed gezelschap: je bent namelijk niet de enige. Ik leg je in 13 handige stappen uit hoe je:

  • De inbox het beste overzichtelijk kan gaan inrichten met de juiste mapjes en labels
  • Daarna e-mail op een efficiënte en overzichtelijke manier gaat verwerken en iedere dag een lege inbox bereikt

Voordat je aan verwerking van je e-mail toekomt is het belangrijk dat je eerst de inbox en agenda goed inricht. Dat leg ik je uit aan de hand van onderstaande video’s. Daarna leg ik je uit hoe je een lege inbox creëert door efficiënter te werken.

Stap 1: onnodige tabbladen verwijderen in Gmail

Google heeft een aantal handige tabbladen bedacht. De inbox kan echter nog beter worden ingedeeld. volg de onderstaande instructies.

Stap 2: een voorbeeldvenster maken in Gmail

Door een voorbeeldvenster te gebruiken kun je snel de inhoud van een e-mail scannen. Dat helpt je bij het bepalen wat je met de e-mail gaat doen.

Stap 3: de functie ‘belangrijke e-mail eerst tonen’ inschakelen

Gmail leert van jouw gedrag van welke afzenders e-mail belangrijk is. Met de functie ‘belangrijke e-mail eerst tonen’ helpt Gmail je bij het handig sorteren van e-mail in je inbox.

Stap 4: labels maken in Gmail

Gmail werkt niet met mappen maar met labels. Door middel van labels kun je veel beter dan met mappen e-mail overzichtelijk archiveren. Labels maken in Gmail werkt het handigste wanneer je vooraf een mooi overzicht maakt in een tekstdocument of spreadsheet.

Stap 5: labels in Gmail een kleur geven

Ga je labels in Gmail een kleur geven! Door gebruik van kleur kun je informatie optisch handiger ordenen. Wanneer je later met filters (komt verderop aan bod) gaat werken zal je merken dat je in je inbox sneller e-mails gaat herkennen en verwerken.

Stap 6: de prioriteitenmatrix in je inbox integreren

Door e-mail in je inbox de juiste prioriteit toe te kennen kan je sneller je inbox leeg maken. De prioriteitenmatrix van Covey en Eisenhower kun je makkelijk vertalen naar je inbox. Hoe je ermee werkt komt verderop aan bod. Eerst ga je de juiste labels maken.

Stap 7: de functie sneltoetsen van Gmail inschakelen

Sneltoetsen van Gmail inschakelen helpt je bij het besparen van tijd. Je hebt maar een paar sneltoetsen nodig. Om sneltoetsen te kunnen gebruiken moet de functie wel worden ingeschakeld. Welke sneltoetsen je in de praktijk gebruikt komt verderop aan bod.

Stap 8: efficiënt e-mail afhandelen met prioriteitenlabels

Het is belangrijk om je inbox zo snel mogelijk op orde te krijgen. Een lege inbox krijg je foor eerst de juiste prioriteiten aan de e-mails in je inbox toe te kennen. In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je dat handig en snel doet.

Wil jij meer overzicht over je werk?

Volg een open training of incompanytraining timemanagement. Bespaar tijd en zorg voor overzicht en balans tussen werk en thuis.

Bekijk cursus

Stap 9: In Gmail filters maken

Terugkerende handelingen die worden toegepast op e-mails die dezelfde kenmerken hebben (denk aan: afzender, onderwerp, et cetera) kun je automatisch laten afhandelen (denk aan: label toekennen, inbox overslaan, verwijderen, et cetera). Dit doe je met filters. In onderstaande video wordt aan de hand van een voorbeeld uitgelegd hoe je filters maakt.

Stap 10: van e-mail naar taken in Gmail agenda

Het afhandelen van een taak is wat anders dan het afhandelen van een e-mail. In deze instructie wordt uitgelegd hoe je van een e-mail een taak maakt die je niet vergeet en hoe je de e-mail waar de taak uit voort komt netjes archiveert. Op deze manier behoud je overzicht over al je taken en lees je e-mail niet dubbel.

Stap 11: taken toevoegen aan Google agenda

Het is aangetoond dat mensen die een takenlijst bijhouden 25% tot 30% meer bereiken. Het is ook aangetoond dat het bijhouden van taken in een systeem beter werkt dan het bijhouden van taken in verschillende systemen. Omdat je al vanuit e-mail taken maakt in de takenlijst is het belangrijk om andere taken die niet uit e-mail voortvloeien ook in de takenlijst te plaatsen.

Stap 12: In Google Drive mappen maken

Om overzicht te behouden is het belangrijk dat het brein went aan een manier van informatie beheren. Om die reden is het belangrijk om de Google Drive in te richten op een manier die gelijk is aan de labels van Gmail. In onderstaande instructie wordt uitgelegd hoe je dat het beste kan doen.

Stap 13: in Google bestanden delen in meerdere mappen

Het voordeel van Google Drive is dat je bestanden makkelijk kan delen met anderen. Wanneer je een bestand in een map hebt die niet voor iedereen toegankelijk is kan je wel een bestand uit die map delen met een ander. Op die manier kun je samenwerken zonder dat het ten koste gaat van correct versiebeheer of vertrouwelijkheid van informatie.

Het voordeel is dat je met deze handige truc aan een bestand kan samenwerken met anderen binnen en buiten je eigen organisatie. Het kan met alle type documenten die worden ondersteund door G Suite.

Hoe je een bestand handig deelt leg ik je in onderstaande video uit.

lege inbox

Vul je gegevens in en leer slimmer werken met het E-book

Wanneer je jouw gegevens achterlaat ontvang je in de toekomst onze slimmer werken tips.

cursus timemanagement met Microsoft Outlook time management

Met minder moeite meer bereiken?

Je e-mailadres hebben we ontvangen ;-)