085 - 002 02 02

Toyota's Kanban effectief voor jezelf gebruiken: Personal Kanban

Meer grip op grote taken en toch een mooie work-life balance

Personal Kanban is een manier om overzicht te houden over jouw doelen en taken die je zowel op je werk als privé hebt. Een eigenschap is dat je ook grip op je tijd krijgt. Het mechanisme van Personal Kanban (zie uitleg verderop deze pagina) zorgt voor minder uitstel. Het zorgt er tevens voor dat je ook de juiste hoeveelheid tijd en aandacht richt op je privésituatie. Daardoor ben je ook in staat om ambitieuze doelen in je privéleven te bereiken.

Balans en realisme als nieuwe realiteit

Personal Kanban draagt bij aan een gebalanceerd leven en een minder gestrest bestaan. Het is een alternatief op de traditionele to-do lijstjes (waar op zich niets mis mee is) en het helpt je om onrealistische deadlines tegen te gaan. Personal Kanban is een mooie verdieping na een training timemanagement en kan ook worden geïntegreerd in tools als MS Outlook, IBM Notes of G Suite. Tóch wijst de praktijk uit dat het werken met een Canvas het meeste effect heeft. Personal Kanban gaat in eerste instantie uit van jou als hele entiteit. Het is de bedoeling dat je ook je privédoelen er in betrekt.

Een ander paradigma

Personal Kanban vraagt om een ander denkraam (paradigma). We gaan werk en privé niet scheiden maar beschouwen het als een totaal. In feite stel je jezelf centraal. Je gaat dus niet alleen je werk plannen en organiseren maar je gaat heel je leven plannen en organiseren. Waarom? Om ervoor te zorgen dat je ook in je bestaan naast je werk grote doelen gaat bereiken. Het doel is dus zeker een goede balans creëren tussen werk en privé. Je bent immers 1 entiteit. Ik heb als uitgangspunt het boek Personal Kanban van Jim Benson en Torianne DeMaria Barry genomen en – aan de hand van mijn trainingservaring – hun methodiek versimpeld en praktisch voor je gemaakt zodat je het binnen 15 minuten begrijpt en toe kunt passen.

Wat is Kanban?

Kanban is het Japanse woord voor Billboard. Het is dus een visueel ondersteunde methodiek die je helpt bij het bereiken van je doelen. In een diagram (zie kolom rechts) organiseer je al je taken. Zowel werk als privé. De methode gaat – kort door de bocht – uit van de volgende beginselen:

  • Doe alleen wat je kan
  • Wees realistisch
  • Visualiseer zodat je makkelijker kan monitoren en prioriteiten kunt stellen
  • Door het te visualiseren hoef je minder na te denken

Hoe werk je met Personal Kanban?

Personal Kanban is makkelijk toe te passen. In de basis heb je een groot vel papier of een whiteboard met geeltjes nodig. Onderaan deze pagina kun je een Kanban Canvas met uitleg downloaden. Als je dat bij een repro op A1 of A2 formaat laat printen kun je meteen aan de slag.

Retrospectief en Personal Kanban

Retrospectief is belangrijk. Als je start met Personal Kanban leert het je om te bepalen wat voor jou de ideale workload is. Die ideale workload gebruik je voor kolom 4 Aan het doen. Kolom 4 is in feite waar je mee bezig bent. Kolom 4 wordt aangevuld wanneer taken uit kolom 4 verplaatsen naar kolom 5 Gereed. Dat noemen we het pulling mechanisme. In plaats dat er werk naar je wordt geduwd trek jij werk naar je toe wanneer dat in je workload past.

Verder helpt retrospectief bij het bepalen waar je sterk in bent en welke klussen je moeilijk, vervelend of lastig vindt. Dit type klussen kun je bijvoorbeeld uitbesteden. Daardoor hou je meer energie over voor taken waar je goed in bent.

Voordelen van Personal Kanban

De voordelen van Personal Kanban zijn:

  1. Je hebt altijd inzicht in je workload;
  2. Het risico op overload reduceer je waardoor je minder last hebt van stress. Dat leidt tot een situatie waardoor jouw brein beter kan functioneren;
  3. Je herkent sterke en zwakke punten van jezelf doordat voortgang inzichtelijk wordt. Daar waar je moeite hebt met het werken aan een taak kun je nadenken over het uitbesteden van de taak;
  4. Doordat je werkt met een visueel systeem kun je al vroeg ingrijpen voordat als gevolg van uitstel taken moeten worden geëscaleerd.

Aan de slag met Personal Kanban in 5 stappen:

We werken met een Kanban Canvas. iedere kolom staat voor een stap. Hieronder zie je een leeg Personal Kanban Canvas.

01. Kolom: Verantwoordelijkheden

In deze kolom benoem je jouw verantwoordelijkheidsgebieden. Wat je doet is het volgende:
Je deelt heel je leven op in 7 tot 9 gebieden en daarin betrek je werk en privé. Heel je leven dus!

02. Kolom: Taken

In deze kolom benoem je alle taken per verantwoordelijkheidsgebied. Je plaatst taken dus binnen een rij van een verantwoordelijkheidsgebied. Je hoeft nog niet na te denken over de deadline. Het gaat hier vooral om het benoemen van taken. Gebruik geeltjes. Heb je moeite met het stellen van prioriteiten? Gebruik dan de ABCDE methode.

03. Kolom: Gaan doen

Hier plaats je geeltjes uit kolom 2 (Taken). Dit zijn dus taken die vooraan in de rij komen te staan om uitgevoerd te worden.

04. Kolom: Aan het doen

Deze kolom is bedoeld om taken in te plaatsen vanuit kolom 3 (Gaan doen). Deze kolom is leidend. Wanneer je hebt bepaald wat voor jou de prettigste workload is om op een ontspannen manier toch veel te bereikem weet je ook hoe vol deze kolom mag zijn. Deze optimale hoeveelheid wordt leidend! Pas als er een taak verdwijnt komt er een nieuwe bij vanuit kolom 3 (Gaan doen). Dit principe is het ‘pulling principe’.

05. Kolom: Gereed

Wanneer een taak in kolom 4 (Aan het doen) gereed is kun je het verplaatsen naar kolom 5 (Gereed). Het is belangrijk om deze kolom te gebruiken om verschillende redenen:

  • Je maakt visueel wat je hebt afgerond; dat heeft een positieve invloed op het beloningssysteem van je brein;
  • Je ziet ook snel aan welke verantwoordelijkheidsgebieden je meer aandacht hoort te schenken. Je kunt in retrospectief zien waar je makkelijk aan werkt en waar je tegen aan loopt te hikken bij de uitvoering. Het kan dan een overweging zijn om bepaalde taken uit te besteden.

Efficiënt leren werken?

Volg een open training of incompanytraining timemanagement. Leer om met minder inspanning en zonder stress meer resultaten te bereiken.

Bekijk cursus

Vul je gegevens in om de Kanbancanvas met instructie te downloaden

Wanneer je gegevens achterlaat ontvang je in de toekomst via een e-mailnieuwsbrief onze slimmer werken tips.

 

 

cursus timemanagement met Microsoft Outlook time management

Met minder moeite meer bereiken?

Je e-mailadres hebben we ontvangen ;-)