085 - 002 02 02

Projectmanagement: met minder mensen bereik je meer!

Projectmanagement is een nationale sport geworden

Heel veel projecten mislukken in Nederland. Dat is opmerkelijk: in Nederland wonen namelijk heel veel projectmanagers. Naast voetbal lijkt projectmanagement een nationale sport te worden. Volgens mij zijn er meer Nederlanders die Prince 2 Practitioner gekwalificeerd zijn dan dat er landgenoten zijn die over een typediploma beschikken (logisch: typen doe je immers niet zelf, dat vraagt om projectmanagement c.q. een ander laten doen).

Er zijn meer mensen Prince2 gekwalificeerd dan met een typediploma; typen vraagt om projectmanagersClick To Tweet

De 3P methodiek: Pontius Pilatus Projectmanagement

Bovendien zijn Nederlanders wereldkampioen in het samenstellen van project- en stuurgroepjes waarbij herhaaldelijk – vaak om zelf geen verantwoordelijkheid te hoeven dragen– externen  met voldoende senioriteit en dito honorarium worden ingehuurd voor ‘doe maar wat Pontius Pilatus Projectmanagement’. Nu wil het geval dat de economie onder druk staat. Het ideale moment lijkt me om een aantal zaken anders aan te pakken.

Ik pleit voor projectmanagement zelf doen. En dan met kleinere en effectievere teams waarbij de verantwoordelijkheid over projecten en taken niet bij groepen mensen maar bij individuen wordt gelegd. Laten we vooral de individuele projectmedewerker heldere, realistische doelen en verantwoordelijkheden toekennen en daar ook verantwoordelijk voor houden! Mocht je denken dat je met meer mensen meer gedaan krijgt dan kan ik je in het kader van effectief projectmanagement wijzen op een onderzoek uit 1968 van John Darley en Bibb Latane waaruit het tegenovergestelde blijkt:

In 1964 werd op klaarlichte dag een vrouw vermoord. 38 Mensen zagen het gebeuren en deden niets. Naar aanleiding daarvan voerden John Darley en Bibb Latane in 1968 het Bystander Apathy Experiment uit. De vraag die centraal stond was de volgende: maakt het feit dat mensen deel uitmaken van een groep ze ook terughoudend in het nemen van hun verantwoordelijkheid en het bieden van hulp?

De uitkomst: als er sprake is van een noodgeval en we de enige persoon in de buurt zijn is de druk om te helpen heel hoog. We voelen ons dan voor 100% verantwoordelijk voor wat er gebeurt. Echter, wanneer de groep uit meer mensen bestaat – laten we zeggen 10 personen – dan voelen we ons voor maar 10% verantwoordelijk. Het wrange is: dat geldt dus voor alle personen in de groep.

Wat ook bleek is dat er maar een heel klein excuus nodig is om in een dergelijke omstandigheid geen hulp te bieden of de verantwoordelijkheid te nemen. Het meest voorkomende excuus is: “een ander zal wel helpen”. Dit zal men nooit hardop zeggen maar uit het onderzoek van Darley en Latane bleek dat men zo wél denkt.

Welke lessen kunnen we als projectmanager hieruit trekken?

De aanleiding voor het onderzoek van Darley en Latane is natuurlijk tragisch. Het illustreert wel gedrag dat ook herkenbaar is op de werkvloer: denken dat de ander de verantwoordelijkheid neemt. Dit is natuurlijk het laatste wat je wilt wanneer je een project in goede banen probeert te leiden. Hoe ermee om te gaan:

  • Projectmanagement vraagt nog steeds om 1-op-1 overleg. Het individueel benaderen van medewerkers geniet duidelijk de voorkeur boven het benaderen van een groep medewerkers. Door de individuele benadering voelt de betreffende medewerker zich meer verantwoordelijk voor de doelstellingen en verantwoordelijkheden.
  • Projectmanagement vraagt erom dat taken, doelen en verantwoordelijkheden heel specifiek worden geformuleerd. Doe dat samen met individuele medewerkers. Door specifiek te zijn wordt voorkomen dat tijd, energie en middelen worden verspild aan onbelangrijke acties.
  • Kijk voor een overzicht van projectmanagementmethoden ook op Wikipedia
  • Wanneer medewerkers vragen wat precies het eindresultaat is wat van hun wordt verwacht is dat goed. In feite vragen ze naar een SMART geformuleerde doelstelling. Doe een dergelijke vraag vooral niet af als een gebrek aan zelfsturing. Door de tijd te nemen om samen tot SMART geformuleerde doelen te komen wordt een veelvoud aan tijd bespaard!
  • Benut het gegeven dat wanneer de organisatie Het Nieuwe Werken of Flexibel Werken hoog in het vaandel heeft staan projectmedewerkers meer op zichzelf zijn aangewezen: er is meer sprake van een-op-een overleg. Er is minder ruimte voor een excuus dat er op neerkomt dat een ander het wel op zal pakken.
  • Projectmanagement vereist dat je on top of things bent. Ga er niet van uit dat medewerkers zelfsturend zijn. Het is aangetoond dat slechts 13% van de medewerkers zelfsturend genoeg is en niet iedereen het in zich heeft om werk goed af te ronden. Informeer dus geregeld naar de voortgang en coach medewerkers een-op-een om op koers te blijven.
  • Maak gebruik van microblogging (bij voorkeur Yammer. Als je Twitter gebruikt: zorg dan voor afgeschermde accounts) om makkelijk, informeel en bondig in touch te blijven. De voordelen van een dergelijk medium zijn: 1. Er wordt een-op-een gecommuniceerd terwijl andere projectmedewerkers wel elkaars voortgang kennen en weten waar individuele kennis te vinden is. En 2. communicatie kost heel weinig tijd in tegenstelling tot e-mail of bellen. Met name voor organisaties waar Het Nieuwe Werken of thuiswerken wordt gestimuleerd is microblogging een ideaal instrument.

Vul je gegevens in om onze opleidingsgids te downloaden

catalogus met cursus timemanagement cursus snellezen cursus mindmappen cursus online samenwerken cursus timemanagement met microsoft outlook cursus timemanagement met G Suite cursus timemanagement met IBM Notes cursus social intranet cursus social business cursus social collaboration cursus persoonlijk kennismanagement incompanycursus incompanytraining
cursus timemanagement met Microsoft Outlook time management

Met minder moeite meer bereiken?

Je e-mailadres hebben we ontvangen ;-)