085 - 002 02 02

Effectief uitstelgedrag aanpakken door effectief uit te stellen

To-do lijst!? je kunt ook nadenken over een uitstellijst

Wat nou als je heel veel belangrijke taken hebt!? Dan moet je prioriteiten gaan stellen. Je kunt dan denken aan de Eisenhowermatrix. Toch zijn er altijd situaties waarbij het moeilijk blijft om prioriteiten te stellen. Vaak omdat er heel veel gedaan moet worden. De remedie: slim uitstellen!

Denk anders: ga uitstelgedrag aanpakken door uit te stellen…

Je kunt ook – om maar even een populaire term te gebruiken – gaan omdenken. Ga uitstelgedrag aanpakken door uit te stellen. Ja je leest het goed: door op de juiste manier uit te stellen kun je uitstelgedrag aanpakken op een heel effectieve manier. Wel eens gehoord van de ABCDE methode?

De prioriteitenmatrix werkt prima. Maar als er teveel belangrijk en urgent is ontkom je niet aan het maken van keuzes. In plaats van alles belangrijk te maken kun je alle taken die in vooral aan eerste en in mindere mate in het tweede kwadrant zijn toebedeeld klasseren naar “wat kunnen we wel uitstellen?”

1. De eerste stap: noteer al je taken!

Gebruik het template dat je hieronder kunt downloaden en noteer alle taken die je moet uitvoeren. Zowel zakelijk als privé. Het is aangetoond dat mensen die met takenlijsten werken 25% meer voor elkaar krijgen dan mensen die dat niet doen. Wat meespeelt is dat je jouw brein vrij houdt voor het echte werk in plaats van denken aan taken die je niet mag vergeten. Dit is dus alvast een heel goede start!

2. Hou je takenlijst altijd in de buurt

Als je een taak te binnen schiet leg je het vast. Zorg ervoor dat je met een systeem werkt! Bijvoorbeeld dit template. Bij iedere ingeving meteen opschrijven.

3. Bepaal de prioriteiten

Achter iedere regel (taak) vink je aan of het een A, B, C, D of E taak is. Een A is een taak die een heel hoge prioriteit heeft. Een E staat voor de laagste prioriteit. Het is verstandig om dit samen met leidinggevenden, collega’s – of wanneer het een privétaak is – met familieleden te doen. Overleg dus! In een cursus timemanagement voor IBM Notes, MS Outlook of G Suite / Google Apps attenderen wij deelnemers op de mogelijkheid om in de takenlijst met categorieën te werken; Je kunt dus ook de categorieën A. B, C, D en E in de takenlijst maken als je dat prettig vindt werken.

Je kunt uitstelgedrag aanpakken door op de juiste manier uit te stellenClick To Tweet

4. Pas de 20/80 regel toe

Als je alle taken hebt voorzien van een classificatie (A, B, C, D of E) ga je bij de A taken bepalen welke 20% (2 van de 10) taken de grootste impact maken. Dat zijn de taken die het meeste effect sorteren. In feite pas je dus het Pareto-principe toe op je takenlijst.

5. En nu het leuke werk: maak de uitstel-lijst

Als je het lastig vindt om te bepalen wat je snel moet doen ga je bepalen wat je vooral kunt uitstellen. Je zal merken dat het vooral veel D en E taken zijn. Dus door heel goed te bepalen wat op de lange baan (uitstel) of eigenlijk niet gedaan hoeft te worden (afstel) hou je de taken over die er toe doen.

6. De kers op de taart: de vakantietest

Stel je eens voor dat je vandaag te horen krijgt dat je morgen drie weken op vakantie kan naar jouw droombestemming. Vraag je dan af wat je vandaag zeker aan taken moet hebben afgerond. Je zal merken dat deze truc werkt om te bepalen wat de hoogste prioriteit heeft.

Doe er je voordeel mee!

Wil je hard werken of wil je slim werken?

Volg een incompanytraining of open training timemanagement. Leer hoe je met minder moeite en in minder tijd meer bereikt!

Bekijk cursus

Vul je gegevens in om de ABCDE lijst (pdf) te downloaden

Wanneer je gegevens achterlaat ontvang je in de toekomst via een e-mailnieuwsbrief onze slimmer werken tips.

cursus timemanagement met Microsoft Outlook time management

Met minder moeite meer bereiken?

Je e-mailadres hebben we ontvangen ;-)