Information overload is informatiestress
En wordt ook wel infobesitas genoemd
Naast het leren van belangrijke vaardigheden in een cursus Timemanagement is het ook van belang dat je een aantal ingrepen doorvoert in je werk en privéleven. Door information overload te reduceren heb je minder last van stress en word je productiever. Bovendien kun je op die manier jouw cognitieve belasting beter managen. Niets doen is geen optie want de wereld waarin wij nu werken overstelpt ons met informatie.
Door de toename in de kanalen waarmee wij werken, is de hoeveelheid beschikbare informatie toegenomen. Tegelijkertijd neemt hierdoor de hoeveelheid ongevraagde (denk aan spam en reclame), nutteloze en onbetrouwbare informatie toe. Er komt dagelijks een grote hoeveelheid aan informatie op ons af terwijl de hersenen een beperkte hoeveelheid kunnen verwerken. Het steeds moeten bepalen welke informatie voor jou van belang is en wat je kunt negeren is vermoeiend en kan voor werkdruk en -stress zorgen.
Informatiestress op het werk
Onnodige werkstress en onnodige werkdruk
Op het werk krijg je informatie binnen via veel verschillende kanalen, zoals het internet, het social intranet en e- mail. Je krijgt daardoor veel ongevraagde informatie te verwerken. Je moet sowieso in staat zijn om je e-mail efficiënt af te handelen. Maar ook als je dat eenmaal kunt kan het verwerken van al deze informatie nog steeds voor information overload en dus stress zorgen. Hierdoor wordt het lastiger om je aandacht bij je werk te houden. Dit gaat ten koste van je productiviteit en werkplezier.
Spanningsveld
Kenniswerk kan niet zonder informatie
Om onze taken uit te voeren hebben we informatie nodig. Maar er ontstaat een probleem wanneer we door de bomen het bos niet meer zien. Wanneer we over teveel irrelevante informatie beschikken en continu dit soort informatie binnen blijft stromen wordt de uitvoering van taken bemoeilijkt. Dat kan zorgen voor een gebrek aan overzicht wat kan leiden tot stress en de terechte angst ‘iets’ te missen.
Wat te doen tegen information overload?
Beter omgaan met informatie kun je leren
In de cursus Timemanagement wordt veel aandacht besteed aan het effectief en efficiënt beheren van informatie. In de cursus Online Samenwerken leren cursisten hoe ze door de inzet van een sociaal intranet of online samenwerkingsomgevingen information overload reduceren. Door rekening te houden met de werking (en dan vooral met de beperkingen) van het brein en door onnodige communicatie te reduceren wordt infobesitas teruggedrongen. Van leidinggevenden en kenniswerkers wordt tegenwoordig verwacht dat ze de cognitieve belasting van zichzelf en hun medewerkers kunnen managen. Het wordt beschouwd als een future work skill.
Creëer overzicht en voorkom information overload
Ken de beperkingen van je brein
Ons advies is om niet meer dan 9 informatieclusters (en ook niet minder dan 5) te benoemen. Zorg ervoor dat deze clusters alle aspecten van je werk en privéleven bestrijken. Om dat goed te kunnen doen is het wel belangrijk dat je voor jezelf bepaald wat al jouw verantwoordelijkheden zijn. Zo bepaal je ook waar niet bij betrokken bent en welke informatie voor jou irrelevant is. Daarmee zorg je ervoor dat je daadwerkelijk overzicht hebt over alle aspecten van je leven. Alle informatie die niet tot jouw clusters behoort kun je negeren en weggooien.
Gebruik systemen tegen information overload
Gebruik je brein zoveel mogelijk voor slim werk
Er zijn ook technische hulpmiddelen beschikbaar. Een van de meest effectieve oplossingen is werken met RSS feeds. Een tool die wij aanraden is Feedly.com. Dat is een RSS reader waarbij je zelf groepen kan maken in lijn met de eerder genoemde clusters.
Vervolgens kun je jezelf abonneren op nieuwsfeeds van allerlei online bronnen en deze koppelen aan jouw clusters binnen Feedly. Op deze manier hoef je niet meer zelf informatie uit te zoeken. Een bijkomend voordeel is dat de juiste informatie automatisch naar jou wordt verzonden.
Binnen een social intranet is ons advies om je uitsluitend te abonneren op nieuwsfeeds van community’s en collega’s die informatie delen in lijn met jouw verantwoordelijkheden.
