We hebben allemaal wel eens het gevoel dat er te veel taken op ons bordje liggen en te weinig tijd om ze allemaal aan te pakken. Hoe bepaal je wat eerst moet? Een prioriteitenlijst kan hierbij de sleutel zijn. In dit artikel duiken we dieper in de betekenis, het belang en de uitleg van een prioriteitenlijst. Bovendien laten we zien hoe deze tool, in combinatie met de inzichten uit onze cursus time management, je kan helpen om effectiever te werken en uitstelgedrag te verminderen. Benieuwd? Lees dan snel verder!
Inhoud
Overzicht met een prioriteitenlijst
Noteer alle acties en stel prioriteiten
Een prioriteitenlijst maken helpt bij het creëren van overzicht en maakt je besluitvaardig. Dit zijn twee leerdoelen waar ook veel aandacht aan wordt besteed in een cursus time management. Maar waar zorgt een prioriteitenlijst nou eigenlijk voor. Met een goede prioriteitenlijst herken je snel de voor jou belangrijkste taken en de volgorde waarin je ze moet uitvoeren.
Prioriteiten stellen hoort erbij!
Focus op taken die impact maken
In je werk hoor je prioriteiten te stellen. Het wel of niet stellen van prioriteiten maakt het verschil tussen succes en mislukking. Maak werken met een prioriteitenlijst gewoon part of the business. Prioriteiten stellen hoort bij een proactieve houding en draagt bij aan het bereiken van je doelen.
Een evergreen
Het snelst is de prioriteitenmatrix
Om de juiste prioriteiten te stellen inventariseer je alle taken die nodig zijn voor het bereiken van een bepaald doel. Vervolgens zet je deze op volgorde van belang. Daarna bepaal je wat eerst moet en wat je kunt plannen. Wat belangrijk en urgent is, voer je het eerste uit.
Download de prioriteitenlijst (pdf)
Een hulpmiddel voor het maken van zo’n lijst is een prioriteitenmatrix. Deze matrix helpt je bij het maken van keuzes. Bij het maken van een lijst geldt altijd als gouden regel dat de vraag of iets belangrijk is altijd voorrang heeft op de vraag of iets urgent is. Als je weet wat in het eerste en tweede kwadrant thuishoort, weet je meteen wat jij moet doen. Zorg er meteen voor dat je geen last hebt van kwadrant 3.
Kwadrant 3 van je prioriteitenlijst
Zeg ‘nee’, delegeer of geef terug
Je voert de taken en acties niet zelf uit. Je zal ‘nee’ moeten gaan zeggen; delegeren of de taak doorgeven aan een ander.
Kwadrant 1 van je prioriteitenlijst
Hoogste prioriteit: meteen doen!
Aan de taken en acties die tot dit kwadrant behoren begin je meteen. Daar is uitstel niet meer mogelijk. Veel taken in dit kwadrant komen ad hoc op je pad. Wat tot het eerste kwadrant behoort staat in principe bovenaan in jouw prioriteitenlijst. Een deel van de taken komen in dit kwadrant als gevolg van uitstel. Voorkom uitstel! De kans op fouten in kwadrant 1 is namelijk groter dan in kwadrant 2. Ga dus zorgvuldig om met taken in kwadrant 2.
Kwadrant 2 van je prioriteitenlijst
Doen op een gepland moment
In principe moet alles wat tot dit kwadrant behoort worden uitgevoerd. Voorkom uitstelgedrag want dan komt het in kwadrant 1 terecht. Wat is de handig? Je kunt het beste werken volgens het principe dat omvangrijke en complexe taken en acties aan het begin van de week worden uitgevoerd. Je werkt in principe van groot naar klein. Als ad hoc werk tussendoor komt heb je nog ruimte over in de rest van je week. Pas je jouw lijst daarop aan. Zorg er altijd voor dat je niet in de verleiding komt of onder druk wordt gezet om toch taken die in kwadrant 3 thuis horen uit te voeren.
Conclusie
Het effectief beheren van je tijd en taken is cruciaal voor zowel persoonlijk als professioneel welzijn. Een prioriteitenlijst is een onmisbaar instrument om overzicht te creëren en gefundeerde beslissingen te nemen. De prioriteitenmatrix, met zijn specifieke kwadranten, biedt hierbij waardevolle inzichten. De oplettende lezer zal opmerken dat kwadrant 4 niet is behandeld, en daar is uiteraard een heel goede reden voor. Door de principes uit dit artikel te combineren met onze cursus time management, kun je je doelen efficiënter nastreven.
